Sanal ofis; özellikle son yıllarda iş hayatında oldukça sıkça karşılaşılan, en basit anlatımıyla fiziksel bir ofise ihtiyaç duymayan girişimcilere resmi ve yasal adres edinmelerini sağlayan işlevsel bir ofis kiralama modelidir.

Fiziki olarak herhangi bir ofis alanına ihtiyaç duymadan ticari girişimlerini gerçekleştirebilme olanağına sahip girişimciler tarafından tercih edilen sanal ofisler diğer bir tanımıyla e-ofisler; sundukları birçok avantaj ile iş dünyasında profesyonel çözümler sunmaktadırlar.

Bilindiği üzere, ticari bir faaliyet gerçekleştirmek için kanunen vergi mükellefiyeti olma gerekliliği bulunmaktadır. Vergi mükellefi olmak için ise resmi bir adres gösterme zorunluluğu vardır. Yeni girişimler için, fiziki bir ofise büyük bütçeler ayırmadan şirket kuruluşu yapabilme ve resmi iş yeri adresi tahsis etme olanakları sağlayan sanal ofis uygulamaları; aynı zamanda sundukları yan hizmetlerle tam kapsamlı yeni nesil ofis kavramını temsil etmektedirler.

Geleneksel bir ofis kullanımına ihtiyaç duymayan tüm ticari kuruluşların veya vergi mükellefi olarak hizmet veren serbest girişimcilerin resmi bir adrese sahibi olmalarına imkan tanıyan sanal ofisler aynı zamanda su, elektrik, ısınma, telefon, sekreterya gibi aylık sabit masraflar açısından da bütçesel avantajlar sağlamaktadırlar.

Sanal ofisler, geliştirdikleri farklı hizmet paketleri kapsamında uygun fiyat seçenekleri ile ticari girişimlerin hayatını kolaylaştırmaktadırlar. Prestijli ve konforlu bir ortamda sunulan operasyonel destek, toplantı odası kullanım hakları, özel ağırlamalara imkan tanıyan ofis alanları ile girişimciye özgür hareket etme olanağı sağlayan sanal ofisler; profesyonel yaklaşımları sayesinde işletmenin pozitif bir imaja sahip olmasına da katkıda bulunmaktadır.

Kiralık sanal ofis kullanımları; Türk Ticaret Kanunu’nda belirtilen maddeler kapsamında ülkemiz genelinde tamamen yasal uygulamalardır.

Resmi tebligat adresi olarak gösterilen ve şirket kuruluşu için tüm işlemlerde kullanılan sanal ofis adresinin resmi olarak bağlı bulunduğu vergi dairesi, yeni kurulacak şirketin de bağlı olduğu vergi dairesi olacaktır. Sanal ofis vergilendirme işlemleri de, normal şirket işleyişlerinde olduğu gibi bağlı bulunulan vergi dairesi kanalıyla gerçekleştirilecektir.

Sanal ofis şirket kuruluşu için yapılacak yasal işlemlerin ardından vergilendirmeler kurulacak şirketin türüne göre yasalarca belirlenen şartlarda; şirketi temsile yetkili mali müşavirin takibinde olacak şekilde her ay KDV, muhtasar, gelir vergisi gibi başlıklar altında takip edilmelidir.

Vergi konusunda akla takılan ve dezavantajlı olup olmadığı araştırılan bir konuya daha açıklık getirmekte fayda vardır. Vergisel açıdan sanal ofis dezavantajları olmadığı gibi, ofis kirası için stopaj ödemek yerine KDV'li bir fatura almak işletmeler açısından avantaj sağlamaktadır.